+31 (0) 20 21 57 111 info@solutions4office.nl

Reference case

Vergunningen systeem met bouwsteen macro’s

Setting

Een aantal regionale juridische afdelingen binnen een rijksoverheid, correspondeert dagelijks t.a.v. vergunningen met bijbehorende juridische stukken, waarvan de inhoud per regionale afdeling per situatie steeds kan veranderen en steeds handmatig wordt aangepast. Het MT staat aan de vooravond van een grote change.

Vraag

Adviseer samen met de opdrachtgever over de mogelijkheden om een verbeterslag in kwaliteit en efficiency door te kunnen voeren in het correspondentieproces van de regionale juridische afdelingen door o.m. het bepalen en implementeren van een uniform huisstijlcommunicatie beleid voor de afdelingen.
Definiër, ontwerp, ontwikkel en implementeer een uniform huisstijlcommunicatie beleid en huisstijl.
Stroomlijn, standaardiseer en automatiseer het correspondentieproces voor alle regionale juridische afdelingen met bijbehorende huisstijldocumenten en tekstuele bouwstenen.
Maak een dusdanige dynamische standaard opzet voor de documenten dat ook andere (niet juridische) afdelingen eenvoudig aan dit systeem kunnen worden toegevoegd.
Maak een multi-user centraal toegankelijk vergunningen systeem met bouwsteen macro’s om de relevante huisstijldocumenten en tekstuele bouwstenen te kunnen selecteren en genereren.

Software

Gedurende de opdracht werd de volgende software gebruikt:

VBA

MS Word

MS Access

Producten

Het project resulteerde o.m. in de volgende producten:

Een huisstijl communicatiebeleid

Met daarin o.m. de definitie van de verschillende typen correspondentie (formeel/informeel) per vergunningendoelgroep, de tone of voice, aanhef en ondertekening.

Een huisstijl

Vooronderzoek correspondentieproces

Inzicht in correspondentieproces en in gebruik zijnde documenten per juridische afdeling.
Voorstel tot stroomlijnen en optimalisatie van het correspondentieproces, met te standaardiseren en automatiseren huisstijldocumenten voor alle juridische afdelingen.

Een dynamische tekstuele bouwstenen configuratie per afdeling

Als basis voor het vergunningen systeem met bouwsteen macro’s

Vergunningen systeem met bouwsteen macro's

Gestandaardiseerde en geautomatiseerde set MS Word templates.
Dynamische macro’s en bouwsteendocumenten per afdeling per type vergunning en bijbehorende keuzes.
Selectie van relevante bouwsteendocumenten per afdeling per type vergunning om documenten mee te genereren.
Bouwsteendocumenten bevatten nadere invulvelden.
Geautomatiseerde aanhef, ondertekening en andere dynamische tekstelementen per afdeling, mede afhankelijk van de vergunningendoelgroep en mandaat per medewerker.
Centraal toegankelijk voor alle users (per afdeling) in MS Word via een hiervoor op maat ontwikkeld lint (ribbon).

Een MS Access database

Met nadere configuratie- en afdelingsgegevens als inputbron voor (briefhoofd in) documenten en bouwsteenmacro’s
Keywords: kantoorautomatisering, templates, sjablonen, standaardiseren, kwaliteit, efficiency, verbeterslag, standaardbrieven, standaardcorrespondentie, bouwsteendocumenten, invoegdocumenten, bouwsteenmacro’s, bouwsteenconfiguratie, vergunningen, invulvelden, geautomatiseerde aanhef en ondertekening, dynamische tekstelementen, document repository

Compleet Nieuwe huisstijl Met Vergunningen Systeem

One-Stop-Stopping

Related Reference Cases

i

Gestandaardiseerde MS Office templates

Vergunningen systeem met bouwsteen macro’s

Add-in bouwsteen macro’s

Migratie standaard sjablonen

Ervaar ook wat onze Word professionals voor u kunnen betekenen

Kwaliteits Sjablonen, Sjablonen automatiseren, VBA Word Macro Experts, correspondentie professionals inhuren voor huisstijl templates/sjablonen en macro´s, geautomatiseerde tekstblokken, huisstijldocumenten restylen/aanpassen, Vergunningen systeem met bouwsteen macro's, bouwsteendocumenten, standaardbrieven, standaardcorrespondentie, geautomatiseerde aanhef en ondertekeningOnze empatisch ingestelde professionals uit uw regio beschikken over specialistische kennis en ervaring uit uw branche en helpen u graag met het realiseren van de door u gewenste oplossingen, tools en systemen van uw keuze.

Met een MS Word professional haalt u snel, effectief direct resultaat.

Haal meer rendement uit uw MS Office pakket!

Wilt u ook één van onze ervaren Word professionals inhuren?

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over uw mogelijkheden!

Neem contact op