Referenzfall

Dokumentenmanagementsystem für Unterlagen und Genehmigungen mit Dokumentbausteinen

Ausgangssituation

Eine Vielzahl von Rechtsabteilungen einer nationalen Regierungsorganisation nutzen Unterlagen und Genehmigungen, mit rechtlichen Inhalt in ihrer täglichen Korrespondenz, welche pro Abteilung und pro Situation variieren und manuell bearbeitet werden.

Anforderung

Gemeinsamer Abstimmung mit dem Auftraggeber über die Möglichkeiten zur besseren Qualität und Effizienz in ihrem-Korrespondenzprozess der Rechtsabteilungen,
durch die Gestaltung und Implementierung einer ganzeinheitlichen Corporate Kommunikation Vorgabe für alle Abteilungen.
Definition, Gestalt, Entwicklung und Implementierung einer ganzeinheitlichen Corporate Kommunikation Vorgabe und einem Corporate Stil.
Straffung, Standardisierung und Automatisierung der Korrespondenzprozesse in allen REchtsabteilungen, inkl. aller zugehörigen Corporate Design Dokumente und Dokumentbausteine.
Entwicklung einer dynamischen Dokumentbaustein-Konfiguration, so dass es auch nutzbar wird für andere sich anschließenden Abteilungen.
Entwicklung eines zentralen Multi-User verfügbaren Dokumentbaustein-System mit Makros zur Auswahl und Generierung von Unterlagen und Genehmigungen und Textbausteine.

Software

Während des Projekts wurde die nachfolgende Software verwendet:

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VBA

MS Word

MS Access

Produkte

Das Projekt erbrachte folgende Produkte:

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Eine Corporate Kommunikation Vorgabe

Inklusive der Definition der verschiedenen Typen/Arten von (formeller/informeller) Korrespondenz pro Zielgruppe, Tonfall, Anrede und Signatur.

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Ein Corporate Design

Korrespondenz Prozessstudie

Einblick in den Korrespondenz-Prozess und die Nutzung von Dokumenten pro Rechtsabteilung.
Vorschlag zur Straffung und Optimierung der Korrespondenzprozesse, inklusive Standardisierung und Automatisierung von Corporate Identity Dokumenten pro Rechtsabteilung.

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Eine dynamische Dokumentbaustein-Konfiguration

Als die Grundlage für das Dokumentenmanagementsystem mit Dokumentbaustein Makros

Ein Dokumentbaustein System für Unterlagen und Genehmigungen mit Textbaustein Makros

Standardisiertes und automatisiertes Set von Corporate Identity-konforme MS Word Vorlagen.
Dynamische Makros und Dokumentbausteine, verschieden und unterschiedlich pro Abteilung, Typus der Genehmigungs-Freigabe und Sprach-bezogene Auswahl.
Auswahl von relevanten Dokumentbausteinen pro Abteilung, Typus der Freigabe und Sprache.
Dokumentbausteine mit automatisierten Eingabefeldern.
Automatisierte Anrede, Signatur und andere dynamische Textbausteinen pro Abteilung, mit Inhalt je nach Zielgruppe, Abteilung, Dokumententypus und Berechtigung der Mitarbeiter.
Multi-User, zentral verfügbar in MS Word in einer maßgeschneiderten Multifunktionsleiste.

Eine MS Access Datenbank

Als Eingabequelle für dynamische Dokumentbaustein Makros

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Ein komplett neue Corporate Design mit Dokumentenmanagementsystem für Unterlagen und Genehmigungen

One-Stop-Stopping

Zugehörige Referenzfälle

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Standardisierte MS Office Vorlagen

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Dokumentenmanagementsystem für Unterlagen und Genehmigungen mit Dokumentbaustein Makros

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Dokumentbaustein Add-In

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